Mejores Prácticas al Organizar Actividades en FT CRM

Una colección de ideas sobre cómo nos gusta organizar las campañas en FT CRM.

Todos somos personas ocupadas y dedicar tiempo a tareas que no generan ingresos, como la organización de actividades, puede parecer una distracción. Sin embargo, no estructurar de manera efectiva ahora te costará en eficiencia más tarde.
Hemos reunido algunas mejores prácticas para aprovechar al máximo la configuración de tus Proyectos:
  1. ​Por qué la Organización es Importante​
  2. ​Nuestros Ejemplos Favoritos​
  3. ​Cuándo Usar Qué Método de Organización​
  4. ​Cómo Nombrar Proyectos​
  5. ​Actividades​
  6. ​Conclusiones​

🗄️ Por qué la Organización es Importante

Es cierto que el uso de proyectos revolucionará la forma en que estructuras y organizas actividades en FT CRM. También es cierto que este nuevo nivel de organización conducirá a una mayor productividad y automatización. Pero antes de lanzarte de cabeza, tómate un momento para pensar en por qué quieres organizar actividades.
  1. Acceso rápido y fácil a las actividades que necesitas
  2. Aumentar la productividad - ahorra tiempo y evita confusiones
  3. Cumplir con los plazos
  4. Eliminar el desorden
  5. Fácil colaboración interna
🧙‍♂️ Consejo: Dedica un tiempo a pensar en cómo están configuradas tus actividades y cómo pueden agruparse fácilmente.

💪 Nuestros Ejemplos Favoritos

La forma en que abordas la organización de las actividades dependerá en gran medida de tu organización. Aquí están nuestras sugerencias sobre cómo organizar mejor tus proyectos;
  1. 📒 Por campaña
  2. 📅 Por mes calendario
  3. 🗂 Por proyecto automatizado

📒 Organizar Proyectos por Campaña

Las campañas pueden ser planificadas, aparecer de repente o crecer orgánicamente a partir de una sola actividad. Es una buena idea organizar estas actividades en su propio proyecto. Tenlas todas en un solo lugar para referencia, edición y análisis.
Así es como lo hacemos;
Proyectos de Campaña
Proyectos de Campaña

📅 Organizar Proyectos por Mes Calendario

Es una buena idea planificar tus actividades de CRM con anticipación, nos gusta planificar un mes a la vez. Algunas actividades son recurrentes y se repiten con modificaciones de forma semanal o mensual. También hay campañas únicas que ocurren durante este período.
Nos gusta tener proyectos configurados para reflejar todas las campañas que se ejecutan en un mes en particular, así;
Proyectos mensuales
Proyectos mensuales
🧙‍♂️ Consejo: Echa un vistazo a Cómo Empezar con Proyectos para ver cómo el útil Toolkit puede facilitar la configuración de tu CRM mensual.

🗂 Organizar Proyectos por Proyecto Automatizado

Ejecutar actividades recurrentes a diario se vuelve aburrido rápidamente. La automatización puede resolver fácilmente este problema, permitiéndonos usar nuestro tiempo en actividades más desafiantes y gratificantes. Pero no quieres que tus actividades automatizadas estén simplemente tiradas, agrúpalas en un proyecto para mantenerlas seguras.
Cuando se trata de actualizar tus campañas de ciclo de vida, tendrás todas las actividades a mano en un solo lugar. Por ejemplo;
Proyectos Automatizados
Proyectos Automatizados

❓ ¿Cuándo Usar Qué Método de Organización?

Usar una combinación de los métodos descritos anteriormente tiene sentido, pero dependerá de cómo se hayan configurado tus actividades.
Enumera algunas de las ediciones que has hecho recientemente a tus actividades existentes. Ahora piensa en cómo abordaste la tarea e intenta responder a estas preguntas;
  1. ¿Fue fácil localizar todas las actividades que necesitabas?
  2. ¿Usaste etiquetas al configurar tus actividades?
  3. ¿Necesitaste editar todas las actividades con una cierta etiqueta?
  4. ¿Encontraste fácilmente todas las actividades que necesitabas?
  5. ¿Estabas seguro de que encontraste todo lo que necesitabas?
Las respuestas a estas preguntas deberían ayudarte a desarrollar la mejor estrategia para ti cuando se trata de organizar actividades en proyectos.
🧠 Nota: Nos gusta tener proyectos definidos para proyectos automatizados.
Luego nos gusta categorizar todas las demás actividades en año (2020), mes (abril) y campaña (Promociones de Juegos). Algunas de ellas se repiten cada mes y algunas solo ocurren cuando necesitan hacerlo.

📛 Cómo Nombrar Proyectos

Cómo nombras tus proyectos impactará en tu capacidad para encontrarlos y para entender lo que contienen. Un nombre bien pensado ayudará a promover la consistencia dentro de un equipo, eliminará la ambigüedad y evitará conflictos de nombres.
Aquí hay algunos consejos para cuando nombres tus proyectos;
  1. Sé consistente y descriptivo
  2. Establece una clara estructura de directorio que incluya;
    1. Título
    2. Fecha
    3. Un identificador único
  3. Formato - por ejemplo, AAAA / MM / DD
  4. No te desvíes
🧠 Nota: Si el proyecto es sensible a la fecha entonces usamos el formato en ejemplo 1

Ejemplo 1

Nombrando un proyecto sensible a la fecha
Nombrando un proyecto sensible a la fecha
🧠 Nota: Si el proyecto es automatizado entonces usamos el formato en ejemplo 2

Ejemplo 2

Nombrando un proyecto automatizado
Nombrando un proyecto automatizado

🚀 Actividades

Algo a considerar al agrupar actividades en proyectos es que una actividad solo puede pertenecer a un proyecto.
Podrás ver la lista completa de actividades en 'Todas las Actividades' como antes, independientemente de a qué proyecto pertenezca una actividad (si pertenece a alguno). Sin embargo, solo podrás agrupar una actividad en un proyecto.
Consulta cómo configurar proyectos y agrupar actividades aquí;
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🥡 Conclusiones

Si pones en práctica estos consejos y trucos, estarás configurando proyectos perfectos en poco tiempo.
Ten en cuenta que puedes cambiar de opinión sobre cómo organizar proyectos incluso después de haber comenzado. Si algo no funciona, puedes eliminar fácilmente el proyecto y empezar de nuevo.
🧙‍♂️ Consejo: Eliminar un proyecto eliminará el proyecto y liberará las actividades dentro del proyecto a un estado 'sin categorizar'.
No elimina las actividades.